Gute Praxis
Wie ein Team von drei bis zehn Personen procuris in einem Verfahren nutzt, vom Suchauftrag über Pipeline und Arbeitsmappe bis zu knappen Fristen.
Diese Seite zeigt, wie ein Team von drei bis zehn Personen procuris in einem Verfahren einsetzt, vom Suchauftrag über Pipeline und Arbeitsmappe bis zu knappen Fristen. Die Empfehlungen nennen ihren Grund und, wo es eine gibt, die Alternative. Wie eine Funktion bedient wird, steht auf der verlinkten Seite.
Ab Pro
Die Empfehlungen setzen Pro oder den Pro-Test voraus, weil Free eine Person umfasst und keinen Agenten hat. Pro umfasst bis 3 Personen. Arbeiten 4 bis 10 Personen mit, brauchen Sie Business, das keine Grenze für Personen hat. Details auf Pläne.
Rollen verteilen
Inhaber wird nur, wer Benutzer und Plan verwaltet. Ein Inhaber lädt ein, ändert Rollen und kann andere Inhaber entfernen. Die übrigen Personen laden Sie als Mitglied ein. Mitglieder arbeiten an Ausschreibungen, Pipeline, Arbeitsmappen und Unternehmensprofil mit denselben Rechten wie ein Inhaber (Benutzerverwaltung).
Wer nur mitlesen soll, belegt trotzdem einen Sitzplatz als Mitglied. Eine Rolle nur zum Lesen gibt es nicht.
Leistungen wie API, Webhooks oder Single Sign-On kann jede Person Ihrer Organisation unter Einstellungen › Organisation im Abschnitt Auf Anfrage anfragen. Sie erhalten sie über ein individuelles Angebot. Verwaltet werden sie danach nur von der Rolle Inhaber, in Bereichen, die erst nach der Einrichtung erscheinen. Legen Sie deshalb vor der Anfrage fest, welche Inhaberin die Anbindung betreut (Einstellungen).
Suchaufträge eng schneiden
Geben Sie Ihren Suchaufträgen eine Tätigkeitsbeschreibung unter Tätigkeit Ihres Unternehmens. Erst mit ihr misst procuris neue Treffer an Ihrem Angebot und zeigt die Passung von 0 bis 100. Nennen Sie in den 2 bis 5 Sätzen auch, welche Leistungen Sie nicht übernehmen. Das grenzt Sie von Nachbargewerken ab, die in Ausschreibungen ähnlich klingen. Ohne Beschreibung arbeitet die Schwelle mit der Eignung allein und blendet Treffer aus, statt sie nach unten zu stellen (Passung und Schwelle).
Lassen Sie die Schwelle zunächst auf 50 und lesen Sie die Treffer unter der Linie. Finden sich dort passende Ausschreibungen, senken Sie den Wert, weil diese Treffer sonst nicht in die Mail kommen. Ein anderer Wert lässt sich gefahrlos testen, weil die Schwelle keinen Treffer löscht und nichts neu rechnet.
Pflegen Sie die Beschreibung im Suchauftrag, nicht im Unternehmensprofil. Das Feld Tätigkeitsbeschreibung im Profil stammt aus der Einrichtung, und eine Änderung dort ändert keinen Suchauftrag. Hat Ihre Organisation procuris schon vor der neuen Version genutzt, hat der Wiedereinstieg die dort eingetragene Beschreibung in die Suchaufträge ohne eigene Beschreibung übernommen. Prüfen Sie sie dort einmal (Wiedereinstieg für Bestandskunden).
Kommt ein unpassendes Thema wiederholt, tragen Sie es als Ausschlussbegriff ein. Eine Ausschreibung mit diesem Begriff in Titel oder Beschreibung fällt dann aus dem Suchauftrag. Wählen Sie den Begriff eng, weil er auch als Wortteil trifft: "Planung" schließt "Fachplanung" mit aus.
Halten Sie die Zahl der Suchaufträge klein. Jede Person bekommt höchstens eine Treffer-Mail am Tag, auch bei mehreren Suchaufträgen. Die neuen Treffer der übrigen stehen nur in deren Trefferlisten. Für eine einmalige Frage, etwa Bauleistungen mit Frist in dieser Woche, nutzen Sie den Feed statt eines weiteren Suchauftrags.
Lesen Sie vor dem Speichern einer Änderung den Abschnitt Was beim Speichern passiert. Er nennt je Feld, wie viele Treffer dazukommen und wegfallen. Eine geänderte Tätigkeitsbeschreibung nimmt den vorhandenen Treffern ihre Passung, bis die Läufe der nächsten Morgen sie neu bewertet haben (Suchaufträge).
Brauchen Sie einen Suchauftrag eine Zeit lang nicht, pausieren Sie ihn, statt ihn zu löschen. Seine Treffer bleiben dann erhalten. Das Pausieren stellt die Mail für die ganze Organisation ab. Will nur eine Person die Mail nicht, bestellt sie sie unter Einstellungen › Benachrichtigungen in der Gruppe Suchen ab (Einstellungen).
Treffer sichten und in die Pipeline legen
Legen Sie fest, wer die Treffer am Morgen sichtet. Die Mail geht an die Mitglieder Ihrer Organisation, und Annehmen oder Ablehnen gilt für die ganze Organisation. Sichten mehrere Personen ohne Absprache, entscheiden sie über dieselben Treffer doppelt.
Was Sie ernsthaft prüfen, legen Sie mit Zur Pipeline hinzufügen ab statt mit Annehmen. Die Pipeline zeigt Ihre Ausschreibungen in Arbeit als Board mit Spalten und Karten. Nur Zur Pipeline hinzufügen legt eine Karte an, und im Fenster setzen Sie gleich Zuweisen an und eine erste Notiz. Annehmen eignet sich zum Vormerken beim Durchgehen der Liste.
Die Passung sagt, welche Treffer Sie zuerst lesen. Ihre Prüfung der Vergabeunterlagen ersetzt sie nicht. Steht an der Zahl in Rot Ausschluss, ist nach Ihrem Profil mindestens eine Mindestanforderung nicht erfüllt. Prüfen Sie dann zuerst, ob der Nachweis nur im Profil fehlt (Unternehmensprofil).
Die Pipeline im Team führen
Geben Sie einer Karte gleich beim Anlegen eine zuständige Person. Kolleginnen finden ihre Karten über den Filter Zugewiesen an. Die Zuweisung selbst benachrichtigt niemanden. Soll die Person davon erfahren, schreiben Sie eine Notiz mit Mit Team teilen (Pipeline). Die Nachricht erhalten dann alle übrigen Mitglieder, nicht nur sie (Notizen).
Ziehen Sie Karten selbst weiter, sobald sich der Stand ändert. procuris verschiebt eine Karte von sich aus nur bei einer Entscheidung für No-Bid und wenn Sie diese zurücknehmen oder zu Bid wechseln. Bleibt eine Karte liegen, zeigen Spalten und die Zahl aktiv einen alten Stand.
Legen Sie eine Spalte No-Bid an und machen Sie sie zur Endphase. procuris legt Karten mit No-Bid in eine Spalte namens Abgelehnt, Kein Angebot, Keine Teilnahme oder No-Bid. Karten in einer Endphase zählen nicht als aktiv und nicht zum Pipeline-Wert. Ohne eine solche Spalte bleibt eine abgelehnte Karte in ihrer Spalte und zählt weiter mit. Neben den vier Spalten ab Werk ist Platz, die Pipeline fasst bis zu sechs.
Halten Sie die Entscheidung mit Bid oder No-Bid fest, statt eine Karte zu entfernen. Notizen, Zuständige und Begründung bleiben dann erhalten, und procuris speichert eine Momentaufnahme mit Restzeit und Lücken. Aus Pipeline entfernen dagegen löscht die Karte mit Notizen, Entscheidung und Zuständigen. Nur die Arbeitsmappe bleibt.
Schreiben Sie, was die ganze Ausschreibung betrifft, als Notiz an die Karte. Was eine Stelle in den Unterlagen betrifft, gehört als Kommentar in die Arbeitsmappe, weil Sie dort Kolleginnen mit @ erwähnen. Ein @ in einer Notiz benachrichtigt niemanden. Notizen lassen sich nicht bearbeiten, und jedes Mitglied, das die Karte öffnet, liest sie (Notizen).
Für eine wöchentliche Runde eignet sich der Zeitstrahl statt des Boards. Er ordnet die Karten nach Frist, von Überfällig bis Ohne Frist. Die Zahl fällig diese Woche im Kopf nennt die Karten mit Frist heute oder in den nächsten sieben Tagen. Karten ohne Frist und Karten in einer Endphase zählen nicht mit.
Den Agenten einsetzen und nachprüfen
Der Agent arbeitet in der Arbeitsmappe, die Sie auf der Karte mit In der Arbeitsmappe bearbeiten öffnen. Er liest die Vergabeunterlagen und schreibt die Anforderungen in eine Liste. Sie starten ihn im Modul Anforderungen mit Anforderungen extrahieren.
Der Agent lohnt sich, sobald die Vergabeunterlagen vollständig im Modul Unterlagen liegen. Er liest die Dateien dort, nicht die Dateien aus dem Chat. Ein zweiter Lauf auf unveränderten Unterlagen findet nichts Neues, und ein Lauf zählt zur KI-Nutzung Ihres Plans. Legen Sie deshalb erst das ZIP-Archiv vom Vergabeportal ab und starten Sie dann einen Lauf (Anforderungen erfassen).
Von Hand markieren Sie, wenn Sie nur einzelne Stellen erfassen wollen oder das KI-Kontingent aufgebraucht ist. Beide Wege lassen sich in derselben Liste mischen.
Prüfen Sie die Zeilen des Agenten gegen das Dokument, bevor Ihr Team mit ihnen arbeitet. Sie tragen einen Funken, der beim Darüberfahren KI zeigt. Der Agent kann eine Stelle falsch zitieren oder doppelt erfassen. Der Filter Ungeprüft zeigt die offenen Zeilen, ein Klick auf die Quellenangabe öffnet die Stelle. Fehlt einer Zeile die Quelle, fragt Fundstelle suchen den Chat nach der Stelle.
Beginnen Sie mit den Ausschlusskriterien. Wer eine Ausschlussbedingung nicht erfüllt, scheidet aus, unabhängig vom Preis. Der Kopf des Abschnitts nennt, wie viele Kriterien noch ohne Nachweis sind.
Lehnen Sie falsche Zeilen ab, statt sie zu löschen, und führen Sie Dubletten zusammen. Abgelehnte Zeilen bleiben unter Abgelehnt lesbar und lassen sich mit Zurücknehmen zurückholen.
Lassen Sie danach im Modul Eignung mit Qualifikationen zuordnen Nachweise aus Ihrem Profil vorschlagen und entscheiden Sie je Vorschlag mit Übernehmen oder Ablehnen (Referenzen). Antworten zu Dokumenten belegt der Chat mit einem wörtlichen Zitat. Angaben, auf die Sie ein Angebot stützen, prüfen Sie trotzdem an der zitierten Stelle (Chat).
Mit knappen Fristen arbeiten
Öffnen Sie Planen, sobald eine Karte in der Pipeline liegt. Planen zeigt die Fristen der Vergabestelle auf einer Achse und darunter die Module der Arbeitsmappe (Planen).
Tragen Sie eine eigene Frist für die interne Abgabe ein, etwa zwei Tage vor der Angebotsfrist. Erinnerungen per Mail und in der App kommen nur zu den vier Fristen der Vergabestelle, 14, 7, 3 und 1 Tag vorher und am Tag selbst. Zu einer eigenen Frist kommt keine Erinnerung, sie steht jedoch auf der Karte, wenn sie als nächste ansteht.
Ziehen Sie das blasse Modul Bieterfragen unter eine Frist, deren Stand Sie nicht verfolgen, etwa die Bindefrist. Bieterfragen erhalten Sie über ein individuelles Angebot, abhaken lässt sich das Modul nicht. Solange es unter einer Frist liegt, zeigt diese nicht erledigt, auch wenn Ihr Team die übrigen Module darunter abgehakt hat.
Starten Sie bei kurzer Restzeit den Agenten direkt nach dem Ablegen der Unterlagen. Ein Lauf dauert einige Minuten, und Sie müssen nicht warten: Er läuft weiter, wenn Sie das Modul wechseln oder die Arbeitsmappe verlassen.
Prüfen Sie die Angebotsfrist vor der Abgabe auf dem Vergabeportal. procuris übernimmt Berichtigungen der Bekanntmachung, erfasst aber nicht jede. Weicht das Datum ab, tragen Sie es als eigene Frist ein und ziehen die Module darunter.
Neue Ausschreibungen mit kurzer Frist finden Sie im Feed über In Kürze fällig oder die Sortierung Frist. Der Filter Frist eignet sich dafür weniger, weil seine Zeiträume am heutigen Tag enden.
Reicht die Zeit Ihres Teams nicht, übernimmt ein Bid Manager von procuris die Arbeit am Angebot bis zur Abgabe. Diese Leistung erhalten Sie über ein individuelles Angebot je Verfahren. Ob und zu welchem Preis Sie bieten, entscheidet weiterhin Ihr Team (Full Service durch einen Bid Manager).
Profil und Nachweise aktuell halten
Benennen Sie eine Person, die das Unternehmensprofil pflegt. Alle drei Rollen dürfen es gleichermaßen ändern, und Eignung und Passung Ihrer Treffer hängen an diesen Angaben. Nach dem Speichern bewertet procuris die Treffer Ihrer Suchaufträge mit dem neuen Stand neu.
Sehen Sie einmal im Monat die Listen Zertifikate und Versicherungen durch. Beide markieren einen Eintrag mit Gültig bis 60 Tage vor dem Ende. An den Ablauf eines Zertifikats erinnert procuris weder per Mail noch per Benachrichtigung, und ein abgelaufener Nachweis zählt nicht mehr (Zertifikate).
Tragen Sie Gültig bis ein und bei Referenzprojekten das Enddatum, sobald ein Projekt abgeschlossen ist. Ohne diese Daten zeigt procuris keinen Ablauf, und das Alter einer Referenz ist nicht ablesbar (Referenzprojekte).
Ändern Sie bei einer Verlängerung den vorhandenen Eintrag, statt einen neuen anzulegen. Sonst bleibt der alte Eintrag als abgelaufen in der Liste stehen.
Nutzen Sie die Lücken in der Eignung als Arbeitsliste. Wo kein Nachweis aus Ihrem Profil passt, führt ein Link wie Zertifikat hinzufügen an die Stelle im Profil. Die Liste Erste Schritte in der Seitenleiste nennt offene Angaben mit ihrem Anteil an der Vollständigkeit.
Zertifikate und Referenzbescheinigungen als PDF übernimmt der Chat ab Pro ins Profil. Prüfen Sie den Eintrag danach im Profil, weil der Chat Einträge dort nach Ihrem Ja direkt schreibt, ohne Vorschlag zum Freigeben.
Fragen zur Bedienung im Chat klären
Fragen Sie den Chat, wenn Sie nicht wissen, wo etwas liegt oder wie ein Schritt geht. Er beantwortet Fragen zur Bedienung, zu Begriffen und zu den Plänen aus dieser Hilfe, statt zu raten. Im Verlauf steht dann Hilfeseite gelesen mit dem Titel der Seite als Link zur ausführlichen Erklärung. Beim Darüberfahren erscheint der Hinweis In der Hilfe öffnen (Chat). Den Chat nutzen Sie ab Pro. In Free antwortet er nicht, dann helfen Häufige Fragen und die Schnellreferenz.
Neue Kolleginnen starten am besten mit Tour starten unten in der Seitenleiste. Die Tour zeigt den Weg vom Feed bis in die Arbeitsmappe (Produkt-Tour).