Häufige Fragen

Die Antworten hier sind kurz, die verlinkte Seite erklärt die Einzelheiten. Fehlt Ihre Frage, fragen Sie den Chat (ab Pro): Er beantwortet Fragen zur Bedienung aus dieser Hilfe und nennt die Seite, auf der die Antwort steht.

Einstieg und Zugang

Wie lange dauert die Einrichtung?

Eine feste Dauer gibt es nicht, weil sie von Ihren Antworten abhängt. Die meisten der 13 oder 14 Schritte beantworten Sie mit einem Klick. Zeit kosten die Registerdaten, die Tätigkeitsbeschreibung und die freiwilligen Fragen zum Profil (procuris einrichten).

Mein Unternehmen nutzt procuris schon. Wie komme ich in dessen Organisation?

Treten Sie der Organisation Ihres Teams bei, statt eine eigene anzulegen. Zeigt der erste Bildschirm „Ihr Team ist schon da“, wählen Sie Beitritt anfragen. Sonst bitten Sie eine Person mit der Rolle Inhaber, Sie in der Benutzerverwaltung einzuladen (Organisation und Zugang).

Wir haben procuris schon vor der neuen Version genutzt. Was müssen wir tun?

Neu anlegen müssen Sie nichts. Ihre Organisation, Ihr Profil und Ihre Suchaufträge bleiben erhalten. Die Person mit der Rolle Inhaber sieht bei jedem Besuch Willkommen in der neuen Version von Procuris, bis sie Neues Procuris einrichten wählt. Danach ergänzt sie das Profil. Im Plan Free erhalten Sie dabei 7 Tage Pro ohne Zahlungskarte (Wiedereinstieg für Bestandskunden).

Die Einladung ist nicht angekommen. Was nun?

Eine Einladung gilt 48 Stunden. Lassen Sie die Kollegin im Spam-Ordner suchen und wählen Sie in der Benutzerverwaltung unter Ausstehende Einladungen Erneut senden, statt eine zweite Einladung zu schicken (Wenn die Einladung nicht ankommt).

Wo wechsle ich die Organisation?

Über die Karte mit dem Namen Ihrer Organisation ganz unten in der Seitenleiste, Menüpunkt Organisation wechseln. Der Punkt steht immer im Menü. Wechseln können Sie nur, wenn Sie Mitglied in mehr als einer Organisation sind (Oberfläche und Suche).

Suche und Passung

Feed oder Suchauftrag, was nehme ich wofür?

Den Feed nutzen Sie zum Stöbern, den Suchauftrag zum Beobachten. Nur ein Suchauftrag läuft jeden Morgen, schickt seine Treffer per Mail und zeigt ab Pro die Passung (Feed).

Warum sehe ich im Feed keine Passung?

Die Passung gibt es nur an den Treffern eines Suchauftrags, ab Pro und im Pro-Test. Im Feed führt Gegen Ihr Profil prüfen zum Suchauftrag, der die Ausschreibung enthält. Enthält sie keiner, steht dort Suchauftrag anlegen (Passung und Schwelle).

Was macht die Schwelle?

Die Schwelle ordnet die Trefferliste. Mit Tätigkeitsbeschreibung stehen Treffer unter dem Wert weiter unten und fehlen in der Mail, ohne eigene Wahl gilt 50. Gelöscht oder neu berechnet wird dabei nichts (Passung und Schwelle).

Warum zeigt ein Treffer keine Zahl?

Seine Tätigkeit ist noch nicht bewertet. Das betrifft neue Treffer und Treffer eines Suchauftrags, dessen Tätigkeitsbeschreibung Sie geändert haben. procuris bewertet sie bei den nächsten Läufen am Morgen, bis dahin stehen sie oben in der Liste (Passung und Schwelle).

Ich bekomme zu viele unpassende Treffer. Was hilft?

Drei Stellen im Suchauftrag helfen. Nennen Sie in der Tätigkeitsbeschreibung auch, welche Leistungen Sie nicht übernehmen. Tragen Sie wiederkehrende Fremdthemen als Ausschlussbegriffe ein. Ziehen Sie die Schwelle höher, damit weniger Treffer in die Mail kommen (Suchaufträge).

Warum fehlt eine Ausschreibung, die ich erwartet habe?

Prüfen Sie vier Gründe. Ist die Frist abgelaufen, steht sie im Archiv. Ein Ausschlussbegriff trifft auch als Wortteil, „Planung“ schließt „Fachplanung“ aus. Ohne Tätigkeitsbeschreibung blendet eine gesetzte Schwelle Treffer aus, Einblenden holt sie zurück. Mit Nur nach Profil und Passung ruhen Suchbegriffe und Branchen (Suchaufträge).

Meine Trefferliste ist leer, oben steht etwa „0 von 40 Ausschreibungen“. Warum?

Eine Schwelle aus dem Pro-Test wirkt in Free weiter. Weil Treffer in Free keine Passung tragen, blendet sie in der Liste alle Treffer aus. Heben Sie die Schwelle mit dem x am Filter Schwelle auf (Im Plan Free).

Ich habe mehrere Suchaufträge, bekomme aber nur eine Mail. Ist das richtig?

Ja. Jede Person bekommt höchstens eine Treffer-Mail am Tag. Die neuen Treffer der übrigen Suchaufträge stehen in deren Trefferlisten (Was in der Mail steht).

Wie bestelle ich die Mail eines Suchauftrags ab?

Für einzelne Personen geht das nicht. Pausieren Sie den Suchauftrag unter Meine Suchen, dann läuft er nicht und schickt für die ganze Organisation keine Mail. Seine Treffer bleiben erhalten (Pausieren und löschen).

Ändert die Tätigkeitsbeschreibung im Unternehmensprofil meine Suchaufträge?

Nein. Jeder Suchauftrag führt seine eigene Beschreibung unter Tätigkeit Ihres Unternehmens, und an ihr misst procuris die Passung. Das Feld im Profil stammt aus der Einrichtung (Unternehmensprofil).

Was bedeutet „Nur nach Profil“?

Mit diesem Haken entscheidet ab Pro Ihr Unternehmensprofil statt Ihrer Suchbegriffe, was ein Treffer wird. Suchbegriffe, Branchen und Ausschlussbegriffe ruhen dann. Im Plan Free sucht derselbe Suchauftrag wieder mit seinen Begriffen (Suchen nur nach Profil).

Arbeiten an einer Ausschreibung

Annehmen oder Zur Pipeline hinzufügen?

Nur Zur Pipeline hinzufügen legt eine Karte an. Annehmen notiert Ihre Entscheidung für die Organisation und eignet sich zum Vormerken beim Durchgehen der Liste (Feed).

Wie öffne ich die Arbeitsmappe?

Auf der Karte in der Pipeline mit In der Arbeitsmappe bearbeiten. Zurück zum Board im Kopf der Arbeitsmappe führt wieder zur Pipeline (Arbeitsmappe).

Warum startet der Agent nicht?

Meist fehlen die Vergabeunterlagen. Steht im Modul Anforderungen Zuerst die Vergabeunterlagen hinterlegen, legen Sie ab Pro das ZIP-Archiv vom Portal im Modul Unterlagen ab. Kein Lauf startet außerdem im Plan Free und wenn das KI-Kontingent einschließlich des Rahmens darüber hinaus aufgebraucht ist (Anforderungen erfassen).

Muss ich warten, bis der Agent fertig ist?

Nein. Ein Lauf dauert einige Minuten und läuft weiter, wenn Sie das Modul wechseln oder die Arbeitsmappe verlassen. Danach lädt die Liste die neuen Zeilen selbst nach (Sehen, wie weit der Agent ist).

Kann ich mich auf die Zeilen des Agenten verlassen?

Prüfen Sie sie gegen das Dokument, bevor Ihr Team damit arbeitet, weil der Agent eine Stelle falsch zitieren oder doppelt erfassen kann. Der Filter Ungeprüft zeigt die offenen Zeilen. Mit Freigeben bestätigen Sie eine Zeile, mit Ablehnen nehmen Sie sie heraus (Zeilen des Agenten prüfen).

Wir bieten nicht. Soll ich die Karte löschen?

Halten Sie besser No-Bid fest. Notizen, Zuständige und Begründung bleiben dann erhalten. Aus Pipeline entfernen löscht die Karte mit Notizen, Entscheidung und Zuständigen. Nur die Arbeitsmappe bleibt und ist wieder da, wenn Sie die Ausschreibung erneut in die Pipeline legen (Über das Angebot entscheiden).

Wo finde ich eine Ausschreibung, deren Frist abgelaufen ist?

Im Archiv in der Seitenleiste. Eine Karte in der Pipeline bleibt dagegen auch nach Ablauf der Frist in ihrer Spalte (Archiv).

Erinnert procuris an Fristen?

Ja, zu den vier Fristen der Vergabestelle: 14, 7, 3 und 1 Tag vorher und am Tag selbst, per Mail und in der App. Zu eigenen Fristen aus Planen kommt keine Erinnerung (Planen).

Warum schließt sich der Fortschrittsring auf der Karte nicht?

Der Ring zählt das Modul Bieterfragen mit, und das lässt sich nicht abhaken. Bieterfragen erhalten Sie über ein individuelles Angebot (Bieterfragen).

Chat

Was kann der Chat?

Der Chat beantwortet ab Pro Fragen zu Ihren Ausschreibungen und belegt Antworten zu Dokumenten mit einem wörtlichen Zitat. Auf Ihren Wunsch erledigt er Arbeitsschritte, etwa einen Suchauftrag anlegen oder den Agenten starten. Ob er vorher nachfragt, hängt davon ab, wie Sie ihn beauftragen (Was der Chat für Sie erledigt).

Kann ich den Chat fragen, wie etwas in procuris geht?

Ja. Fragen zur Bedienung, zu Begriffen und zu den Plänen beantwortet er aus dieser Hilfe. Im Verlauf steht dann Liest eine Hilfeseite, danach Hilfeseite gelesen mit dem Titel der Seite als Link. Beim Darüberfahren erscheint der Hinweis In der Hilfe öffnen. Steht die Antwort auf keiner Seite, sagt er „Dazu finde ich nichts in der Hilfe.“ (Chat).

Warum antwortet der Chat nicht?

Im Plan Free öffnet eine Nachricht das Fenster KI-Assistent nicht im Tarif. In Pro und Business ist dann das KI-Kontingent des Monats samt Rahmen aufgebraucht, das Fenster heißt KI-Kontingent aufgebraucht. Das Kontingent füllt sich mit dem nächsten Abrechnungsmonat. Im Pro-Test heißt das Fenster KI im Testzeitraum aufgebraucht, mit dem Wechsel auf Pro arbeiten Sie weiter (Wenn das KI-Kontingent aufgebraucht ist).

Gibt der Chat eine rechtliche Einschätzung?

Nein. Er nennt, was in den Unterlagen steht, und bewertet es nicht rechtlich. Für eine Bewertung wenden Sie sich an eine Anwältin oder einen Anwalt für Vergaberecht (Keine Rechtsauskunft).

Unternehmensprofil und Nachweise

Warum steht eine Anforderung auf Rot, obwohl wir den Nachweis haben?

Was im Profil fehlt, gilt als nicht erfüllt, und ein abgelaufener Nachweis zählt nicht. Tragen Sie den Nachweis über den Link an der Anforderung ein, etwa Zertifikat hinzufügen, oder aktualisieren Sie das Gültigkeitsdatum (Wenn ein Nachweis fehlt).

Ersetzt die Eigenerklärung ein Zertifikat?

Nein. Verlangt eine Ausschreibung ein Zertifikat, zählt dafür nur ein gültiger Eintrag unter Zertifikate (Unternehmensprofil).

Erinnert procuris an ablaufende Zertifikate?

Nein, weder per Mail noch per Benachrichtigung. Die Listen Zertifikate und Versicherungen markieren einen Eintrag mit Gültig bis jedoch 60 Tage vor dem Ende (Zertifikate).

Kann ich ein Zertifikat oder eine Referenz als PDF übernehmen?

Ja, ab Pro über den Chat. Hängen Sie die Datei an und bitten Sie, sie ins Profil aufzunehmen. Der Chat nennt die Datei und schreibt den Eintrag nach Ihrem Ja direkt ins Profil, ohne Vorschlag zum Freigeben. Prüfen Sie ihn deshalb danach im Profil (Referenzen).

Pläne, Organisation und Zugang

Was passiert am Ende des Pro-Tests?

Ohne Buchung wechselt Ihre Organisation auf Free. Gelöscht wird nichts, nur die Grenzen von Free greifen wieder. Buchen Sie später Pro, ist der gespeicherte Stand wieder da (Nach dem Test).

Wie viele Personen können mitarbeiten?

Free umfasst eine Person, Pro bis 3, Business hat keine Grenze für Personen. Im Pro-Test laden Sie bis zu 3 Personen ein. Soll in Pro eine vierte Person mitarbeiten, führt der Weg zu Business (Benutzerverwaltung).

Was dürfen Inhaber, Administratoren und Mitglieder?

Alle drei Rollen arbeiten mit Ausschreibungen, Pipeline, Arbeitsmappen und Unternehmensprofil gleichermaßen. Einladen, Rollen ändern und Personen entfernen darf nur die Rolle Inhaber. Den Plan ändern Inhaber und Administratoren. Administrator wird, wer die Inhaberrolle übergibt. Eine Rolle nur zum Lesen gibt es nicht (Rollen).

Wo sehe ich, wie viel KI-Nutzung übrig ist?

Unter Abrechnung im Bereich Nutzung. Die Zeile KI-Nutzung zeigt den verbrauchten Anteil des Monats in Prozent und den Tag, an dem das Kontingent neu beginnt (Nutzung).

Wie bekommen wir API, Webhooks, Integrationen oder Single Sign-On?

Über ein individuelles Angebot. Anfragen kann jede Person Ihrer Organisation unter Einstellungen › Organisation im Abschnitt Auf Anfrage. Nach der Einrichtung verwaltet die Rolle Inhaber API-Zugang, Webhooks und Single Sign-On selbst unter Einstellungen › Organisation. Diese Bereiche erscheinen erst, wenn der Zugang nach Vertragsschluss eingerichtet ist (Auf Anfrage).

Kann jemand von procuris das Angebot für uns schreiben?

Ja, ein Bid Manager von procuris arbeitet an Ihrem Angebot bis zur Abgabe. Diese Leistung erhalten Sie über ein individuelles Angebot. Ob und zu welchem Preis Sie bieten, entscheidet weiterhin Ihr Team (Full Service durch einen Bid Manager).

Hilfe

Wo bekomme ich Hilfe, wenn ich festhänge?

Fragen Sie zuerst den Chat, er sucht die Antwort in dieser Hilfe. Tour starten unten in der Seitenleiste zeigt den Weg vom Feed bis in die Arbeitsmappe noch einmal. Hilft beides nicht, schreiben Sie an support@procuris.eu und nennen die Seite und den Text, den procuris anzeigt.

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