Notizen
Notizen an einer Karte in der Pipeline schreiben, mit dem Team teilen und später wiederfinden.
Eine Notiz hält fest, was Ihr Team zu einer Ausschreibung wissen muss, etwa ein Telefonat mit der Vergabestelle oder eine offene Frage. Notizen hängen an der Karte in der Pipeline. Die Pipeline zeigt Ihre Ausschreibungen in Arbeit als Board mit Spalten und Karten. Diese Seite behandelt nur Notizen an Karten. Das Feld Notizen bei Kontakte, Partner und Organisationen gehört zum jeweiligen Eintrag dort und ist hier nicht gemeint. Eine eigene Übersicht aller Notizen an Karten gibt es nicht, Sie finden jede an der Karte, an der sie geschrieben wurde.
Notiz an einer Karte schreiben
Öffnen Sie in der Seitenleiste Pipeline und klicken Sie auf die Karte. Rechts öffnet sich ihre Detailansicht.
Schalten Sie Mit Team teilen ein, wenn die anderen Mitglieder Ihrer Organisation eine Benachrichtigung bekommen sollen (siehe unten).
Wählen Sie Notiz hinzufügen. Solange das Feld leer ist, lässt sich der Button nicht wählen.
Danach meldet procuris „Notiz erfolgreich hinzugefügt", und die Notiz steht oben im Abschnitt Notizen. Zeilenumbrüche zeigt die Liste nicht an, mehrere Zeilen erscheinen als ein Absatz. Schreiben Sie Aufzählungen deshalb als ganze Sätze.
Erste Notiz beim Hinzufügen zur Pipeline
Die erste Notiz schreiben Sie schon, wenn Sie eine Ausschreibung in die Pipeline legen. Diese Fenster haben dafür das Feld Notiz (Optional):
- Zur Pipeline hinzufügen in der Vorschau im Feed oder in den Treffern eines Suchauftrags und auf der Detailseite
- Ausschreibung hinzufügen in der Pipeline, mit beiden Reitern Aus Procuris und Selbst anlegen
Diese Notiz gilt als mit dem Team geteilt. Sie trägt an der neuen Karte das Kennzeichen Team, und die übrigen Mitglieder Ihrer Organisation erhalten dieselbe Benachrichtigung wie bei Mit Team teilen (siehe unten). Dazu kommt die Nachricht, dass eine Karte hinzugekommen ist. Den Text der Notiz enthält keine der beiden. In der Vorschau und auf der Detailseite selbst stehen keine Notizen, nur an der Karte.
Wer Ihre Notizen sieht
Jede Notiz an einer Karte sehen alle Mitglieder Ihrer Organisation, die diese Karte öffnen. Das gilt auch ohne Mit Team teilen. Der Text unter dem Schalter lautet zwar „Diese Notiz für alle Teammitglieder sichtbar machen", sichtbar ist die Notiz jedoch in beiden Fällen. Schreiben Sie deshalb nichts in eine Notiz, was andere in Ihrer Organisation nicht lesen sollen.
Für Notizen, die Sie mit Notiz hinzufügen an einer Karte schreiben, entscheidet der Schalter Mit Team teilen über Kennzeichen und Benachrichtigung. Die erste Notiz beim Hinzufügen zur Pipeline gilt ohne Schalter als geteilt:
| Notiz | Kennzeichen in der Liste | Benachrichtigung zur Notiz |
|---|---|---|
| an der Karte ohne Mit Team teilen | Ihr Name und der Zeitpunkt | keine |
| an der Karte mit Mit Team teilen | Name, Zeitpunkt und Team | Die übrigen Mitglieder Ihrer Organisation erhalten im Posteingang (die Glocke oben neben dem Logo) und per E-Mail eine Nachricht mit Ihrem Namen und dem Titel der Ausschreibung. Den Text der Notiz enthält sie nicht. |
| im Feld Notiz (Optional) beim Hinzufügen | Name, Zeitpunkt und Team | dieselbe wie mit Mit Team teilen, dazu die Nachricht, dass eine Karte hinzugekommen ist. |
Ein @ mit einem Namen benachrichtigt in Notizen niemanden. Wer eine bestimmte Kollegin erreichen will, teilt die Notiz mit dem Team oder schreibt ab Pro einen Kommentar in der Arbeitsmappe.
Notizen wiederfinden
Notizen finden Sie über ihre Karte. Im Abschnitt Notizen stehen alle Notizen dieser Karte, die neueste oben. Den Zeitpunkt zeigt procuris in den ersten sieben Tagen als Abstand, etwa „vor 3 T.", danach als Datum.
Die Pipeline hat kein Suchfeld, und procuris durchsucht den Text von Notizen nicht. Die Karte selbst finden Sie über die Filter Phase, Frist und Zugewiesen an oder im Zeitstrahl (Pipeline). Die Benachrichtigung zu einer Team-Notiz führt zur Pipeline, nicht direkt zur Karte. Der Titel der Ausschreibung steht in der Nachricht.
Notizen ändern oder löschen
Eine gespeicherte Notiz lässt sich nicht bearbeiten und nicht einzeln löschen. Prüfen Sie den Text deshalb vor Notiz hinzufügen. Stimmt eine Notiz nicht mehr, schreiben Sie eine neue, die dann über der alten steht.
Alle Notizen einer Karte verschwinden zusammen mit der Karte, wenn Sie sie mit Aus Pipeline entfernen herausnehmen oder eine selbst angelegte Ausschreibung mit Ausschreibung löschen löschen. Wollen Sie eine Ausschreibung nur nicht weiterverfolgen, wählen Sie No-Bid statt des Papierkorbs, weil die Notizen dann erhalten bleiben.
Wird das Konto einer Person gelöscht, verschwinden ihre Notizen an allen Karten mit. Was das Team aus solchen Notizen weiter braucht, halten Sie deshalb vorher in einer eigenen Notiz fest.
Was keine Notiz ist
Kommentare in der Arbeitsmappe hängen an einer markierten Textstelle in den Vergabeunterlagen, während eine Notiz für die ganze Ausschreibung gilt (Arbeitsmappe). Notizen schreiben Sie in jedem Plan, auch in Free. Kommentare gibt es dagegen ab Pro und im Pro-Test. In Free öffnet ein Kommentar das Fenster Kommentare nicht im Tarif mit Auf Pro upgraden und wird nicht gespeichert. Die Anmerkung zu einer Bid- oder No-Bid-Entscheidung gehört zur Entscheidung und erscheint nicht unter Notizen.