Archiv
Ausschreibungen mit abgelaufener Frist finden, prüfen und bei Bedarf wieder in die Pipeline legen.
Im Archiv finden Sie öffentliche Ausschreibungen, deren Frist abgelaufen ist. Sie öffnen es in der Seitenleiste unter Archiv.
Wann eine Ausschreibung im Archiv steht
Eine Ausschreibung wechselt von selbst ins Archiv, sobald ihre Frist abgelaufen ist. Maßgeblich ist die Abgabefrist. Nennt die Bekanntmachung keine Abgabefrist, zählt die Teilnahmefrist. Ohne jede Frist wechselt die Ausschreibung 90 Tage nach ihrer Veröffentlichung. Von Hand archivieren Sie nichts, das Archiv hat dafür keinen Button.
Ab diesem Zeitpunkt zeigen Feed und Suchaufträge die Ausschreibung nicht mehr. Was im Archiv steht, fehlt also im Feed, und umgekehrt.
Ihre Pipeline bleibt davon unberührt. Die Pipeline zeigt Ihre Ausschreibungen in Arbeit als Board mit Spalten und Karten. Eine Karte wandert nicht ins Archiv, wenn die Frist abläuft, sondern bleibt in ihrer Spalte, bis Sie sie verschieben oder entfernen. Ausschreibungen, die Ihre Organisation in der Pipeline selbst angelegt hat, erscheinen nicht im Archiv, auch nach ihrer Frist nicht.
Eine alte Ausschreibung finden
Geben Sie einen Begriff in das Feld Archiv durchsuchen... ein und drücken Sie Enter. Mit einem Suchbegriff ordnet das Archiv nach Relevanz und hebt den Begriff in der Beschreibung hervor.
Grenzen Sie den Zeitraum mit Veröffentlicht oder Frist ein. Zur Wahl stehen Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Dieser Monat und Benutzerdefiniert im Kalender. Für eine Ausschreibung aus dem Vorjahr wählen Sie Benutzerdefiniert, weil die übrigen Zeiträume nur die letzten Wochen abdecken.
Wählen Sie rechts die Reihenfolge: Neueste, Frist, Wert (Hoch-Niedrig), Wert (Niedrig-Hoch) und mit Suchbegriff Relevanz. Daneben wechseln Sie mit zwei Symbolen zwischen einer ausführlichen und einer kompakten Liste.
Klicken Sie auf eine Ausschreibung. Rechts öffnet sich die Vorschau, die Liste bleibt daneben stehen. Auf Bildschirmen unter 1024 Pixel Breite öffnet der Klick gleich die Detailseite.
Über der Liste steht die Zahl der Treffer. Jede Ausschreibung zeigt statt einer Restzeit „Frist abgelaufen am" mit dem Datum. Das Datum ist die Abgabefrist. Nur wenn die Bekanntmachung keine Abgabefrist nennt, steht dort die Teilnahmefrist. Weitere Filter wie im Feed (Auftragsart, Bundesland, CPV, Vergabeart) bietet das Archiv nicht. Bleibt die Liste leer, holt Filter zurücksetzen die Ausschreibungen zurück.
Suchbegriff, Zeiträume, Reihenfolge und Ansicht stehen in der Adresse der Seite. Ein Lesezeichen oder ein Link an eine Kollegin öffnet genau diese Liste.
Die Vorschau im Archiv zeigt weniger als im Feed: Es fehlen der Abschnitt Eignung, die Zeile Team und Zur Pipeline hinzufügen. Bei Frist steht „abgelaufen“ statt einer Restzeit. Weitere Details unten in der Vorschau öffnet die Detailseite mit allen Angaben (Ausschreibung im Detail). Der Link oben links auf der Detailseite führt auf großen Bildschirmen zum Feed. Zurück ins Archiv kommen Sie mit der Zurück-Taste Ihres Browsers, Suchbegriff und Zeiträume bleiben dabei erhalten.
Eine Ausschreibung zurück in die Pipeline holen
Liegt die Ausschreibung schon als Karte in Ihrer Pipeline, zeigt die Vorschau Pipeline öffnen. Der Button öffnet die Pipeline mit dieser Karte.
Liegt sie nicht in der Pipeline, führt der Weg über die Detailseite:
Klicken Sie im Archiv auf die Ausschreibung und wählen Sie unten in der Vorschau Weitere Details.
Wählen Sie im Fenster die Phase, bei Zuweisen an die Zuständigen und bei Bedarf eine Notiz (Optional). Bestätigen Sie mit Zur Pipeline hinzufügen.
Danach liegt die Ausschreibung als Karte in der gewählten Spalte. Im Free-Plan belegt sie einen der zehn Plätze der Pipeline (Pipeline). Der Reiter Aus Procuris unter Ausschreibung hinzufügen in der Pipeline findet nur Ausschreibungen mit laufender Frist. Deshalb führt der Weg über das Archiv.
Was mit Unterlagen und Arbeitsmappe geschieht
Ihre Arbeit endet nicht mit der Frist. Die Arbeitsmappe, der Arbeitsplatz für eine Ausschreibung, öffnen Sie auf der Karte mit In der Arbeitsmappe bearbeiten. Solange die Karte in der Pipeline liegt, bleiben Arbeitsmappe, Vergabeunterlagen, Anforderungen, Team und Notizen nach Ablauf der Frist erhalten.
Der Papierkorb nimmt die Karte aus der Pipeline. Auf der Karte heißt er Aus Pipeline entfernen, oben in ihrer Detailansicht Löschen. Auf der Karte fragt procuris vor dem Entfernen nach, in der Detailansicht nicht. Die Ausschreibung selbst bleibt im Archiv. Legen Sie sie von dort erneut in die Pipeline, entsteht eine neue Karte. Ihre Arbeitsmappe ist dann wieder da, die Angaben der früheren Karte nicht.
Wieder da sind:
- die Ausschreibung mit den Vergabeunterlagen der Vergabestelle,
- Unterlagen, die Sie selbst in der Arbeitsmappe hochgeladen haben,
- die Anforderungen, auch die Ihre Organisation selbst angelegt hat, mit Freigaben, Ablehnungen und Streichungen,
- die Nachweise, die Sie den Anforderungen im Modul Eignung zugeordnet haben,
- Kommentare und Markierungen in den Unterlagen,
- eigene Fristen, abgehakte Module und die Arbeitskopien aus dem Modul Ausfüllen.
Verloren sind:
- die bisherige Phase, Zuständige, Notizen und die Bid- oder No-Bid-Entscheidung der Karte,
- die Aufgaben der Karte,
- Referenzprojekte, Mitarbeiterprofile, Partner, Kontakte und Konzepte, die Sie der Karte zugeordnet haben.
Wollen Sie eine Ausschreibung nur nicht weiterverfolgen, halten Sie deshalb No-Bid fest, statt die Karte zu entfernen.