Full Service durch einen Bid Manager
Ein Bid Manager von procuris prüft, ergänzt oder führt Ihr Angebot für eine Ausschreibung, je nach Umfang, während Teilnahme, Kalkulation und Unterschrift bei Ihnen bleiben.
Diese Leistung erhalten Sie über ein individuelles Angebot.
Ein Bid Manager von procuris arbeitet an Ihrem Angebot für eine Ausschreibung mit. Je nach Umfang prüft er Ihr fertiges Angebot, übernimmt einzelne Teile oder führt das ganze Verfahren bis zur Abgabe. Ein Bid Manager ist eine Fachkraft, die Angebote für öffentliche Aufträge plant, zusammenstellt und durch die Fristen bringt. Er prüft die Anforderungen, stellt die Unterlagen zusammen und hält die Termine, in derselben Arbeitsmappe, in der Ihr Team arbeitet. Ob Sie sich bewerben, zu welchem Preis und mit wessen Unterschrift, entscheiden weiterhin Sie.
Individuelles Angebot
Einen Bid Manager erhalten Sie über ein individuelles Angebot je Verfahren, nicht über einen Plan. Es gibt keinen Listenpreis und kein Paket. Das Angebot von procuris richtet sich nach dem Umfang, den Sie mit uns besprechen.
Was der Bid Manager übernimmt
Der Bid Manager übernimmt die Arbeit am Verfahren, nicht die Entscheidungen. Was davon er für Sie tut, legt der Umfang fest, den Sie beauftragen.
- Anforderungen prüfen. Er gleicht die Ausschluss- und Bewertungskriterien der Vergabestelle mit Ihrem Unternehmensprofil ab und benennt jede Lücke, die er findet. Ausschlusskriterien sind Bedingungen, ohne die ein Angebot ausscheidet. Bewertungskriterien fließen in die Wertung der Angebote ein.
- Unterlagen zusammenstellen. Nachweise, Referenzen und Erklärungen nimmt er aus Ihrem Unternehmensprofil. Was dort fehlt, fordert er bei Ihnen an.
- Termine halten. Er führt Bieterfragen, Nachforderungen der Vergabestelle und die Abgabe mit ihren Fristen und stimmt sie mit Ihrem Team ab.
- Partner steuern. Liefern Partner Teile des Angebots zu, hält er deren Beiträge und Termine zusammen.
- Angebot entwerfen und gegenlesen. Er schreibt den Angebotstext nach einem Redaktionsplan, also einer Liste, wer welchen Teil bis wann liefert. Vor der Abgabe prüft er das Angebot und meldet, was noch fehlt oder nicht passt.
Die fachlichen Inhalte kommen von Ihren Fachleuten, etwa das Konzept für die Ausführung. Der Bid Manager hält Ablauf, Anforderungen und Termine zusammen, statt Ihr Fachwissen zu ersetzen.
Was bei Ihnen bleibt
Die Entscheidungen bleiben bei Ihrem Unternehmen, auch wenn der Bid Manager das ganze Verfahren führt.
| Entscheidung | Was das heißt |
|---|---|
| Teilnahme | Ob Sie ein Angebot abgeben oder verzichten (Bid oder No-Bid), entscheiden Sie. Der Bid Manager bereitet die Entscheidung mit seiner Einschätzung vor. Sie halten sie auf der Karte in Ihrer Pipeline fest. |
| Kalkulation | Preise und Leistungsanteile kommen von Ihnen. |
| Unterschrift | Das Angebot geht in Ihrem Namen an die Vergabestelle, mit Ihrer Unterschrift. |
Was der Bid Manager in Ihrem Verfahren verantwortet, legt der Vertrag mit procuris fest.
Drei Umfänge
Den Umfang wählen Sie je Verfahren, von der Prüfung bis zum Full Service. Full Service heißt, der Bid Manager führt das ganze Verfahren. Prüfung und Mitarbeit sind kleinere Umfänge für Teams, die einen Teil selbst übernehmen.
| Umfang | Was der Bid Manager tut | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Prüfung | liest Ihr fertiges Angebot vor der Abgabe und schickt Ihnen seine Befunde | Ihr Team das Angebot selbst schreibt und eine zweite Sicht vor der Abgabe will |
| Mitarbeit | übernimmt einzelne Teile, zum Beispiel die Eignungsnachweise oder den Angebotstext | Ihnen für bestimmte Teile Zeit oder Erfahrung fehlt |
| Full Service | führt das Verfahren von der Prüfung der Anforderungen bis zur Abgabe | Ihnen ein eigenes Angebotsteam fehlt oder das Verfahren für Sie besonders zählt |
Für wen sich das lohnt
Ein Bid Manager lohnt sich dort, wo ein Fehler im Angebot teuer wird. Typische Anlässe sind:
- Ihr Unternehmen hat kein eigenes Angebotsteam, und die Angebote entstehen neben dem Tagesgeschäft.
- Sie geben zum ersten Mal ein Angebot mit hohem Auftragswert ab.
- Die Frist ist knapp, und das Angebot ist noch nicht fertig.
- Für Eignungskriterien fehlen Ihnen Nachweise, und Sie wissen nicht, wie Sie die Lücke schließen.
- Sie haben ein Verfahren verloren und wollen das nächste anders angehen.
Hat Ihr Team Routine mit öffentlichen Ausschreibungen, reicht oft die Prüfung statt des Full Service. Die Arbeit bleibt dann im Haus, und Sie bekommen trotzdem eine zweite Sicht vor der Abgabe.
Wie der Bid Manager mit Ihrem Team arbeitet
Der Bid Manager arbeitet in procuris, nicht in einem eigenen System. Die Pipeline zeigt Ihre Ausschreibungen in Arbeit als Board mit Spalten und Karten. Zu jeder Karte gehört eine Arbeitsmappe, der Arbeitsplatz für genau diese Ausschreibung mit Vergabeunterlagen, Anforderungen, Nachweisen und Abgabe.
Für Ihren Auftrag arbeitet der Bid Manager in procuris an Ihrer Ausschreibung und erhält dafür Zugang. Sein Arbeitsplatz ist die Arbeitsmappe dieser Ausschreibung. Sie und Ihr Team sehen seinen Stand dort, ohne einen Bericht anzufordern. Braucht er etwas von Ihnen, etwa einen fehlenden Nachweis, fordert er es an.
So bekommen Sie einen Bid Manager
Von der Anfrage bis zum Start sind es fünf Schritte. Fragen Sie bei knapper Frist früh an, weil eine erste Prüfung der Ausschreibung, das Angebot und der Vertrag vor dem Start des Bid Managers liegen.
Anfrage senden. Klicken Sie unten auf dieser Seite auf Angebot anfordern. Nennen Sie die Ausschreibung, die Frist und den Umfang, den Sie sich vorstellen.
Quick-Check und Gespräch über den Umfang. Im Quick-Check, der ersten Prüfung nach Ihrer Anfrage, liest ein Mensch bei procuris die Ausschreibung. Diese Person sagt Ihnen, ob und wie procuris helfen kann, und bespricht mit Ihnen den Umfang.
Individuelles Angebot. Sie erhalten ein Angebot von procuris für dieses Verfahren, nach dem besprochenen Umfang.
Vertrag. Mit Ihrer Zusage schließen Sie den Vertrag. Er legt Umfang und Verantwortung des Bid Managers fest.
Einrichtung. Der Bid Manager erhält Zugang, um in procuris an Ihrer Ausschreibung zu arbeiten, und beginnt in ihrer Arbeitsmappe.
Was Sie vorbereiten
Je mehr schon in procuris steht, desto weniger muss der Bid Manager bei Ihnen nachfragen.
- Die Ausschreibung: Link zur Bekanntmachung oder Vergabenummer, dazu die Frist. Liegt sie schon in Ihrer Pipeline, kann der Bid Manager direkt in ihrer Arbeitsmappe beginnen.
- Den Umfang: Prüfung, Mitarbeit oder Full Service. Sind Sie unsicher, sagen Sie das in der Anfrage. Der Quick-Check klärt, welcher Umfang passt.
- Ein gepflegtes Unternehmensprofil mit Zertifikaten, Referenzprojekten und Versicherungen, weil der Bid Manager die Nachweise von dort nimmt.
- Ansprechpersonen: wer bei Ihnen die fachlichen Inhalte liefert, wer kalkuliert und wer unterschreibt.
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